Manuál osvedčovania dokladov – praktické rady, príklady

racovisko osvedčovania dokladov si vyhradzuje právo odmietnuť osvedčenie listiny, ak je vydaná v rozpore s platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky, alebo odporuje princípom medzinárodného práva.

Matričný doklad


Postup pri osvedčení matričného dokladu (rodný, sobášny a úmrtný list) do krajiny, ktorá nepodpísala Haagsky dohovor:
  • originál aktuálneho matričného dokumentu na použitie v zahraničí si klient zabezpečí na matričnom úrade
  • osvedčí príslušný okresný úrad
  • legalizuje Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR
  • preklad súdnym prekladateľovi
  • súdneho prekladateľa osvedčí krajský súd
  • takto osvedčené doklady sa predložia na ďalšie overenie konzulárnemu odboru Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky
  • po osvedčení konzulárnym odborom sa doklady predložia na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej budú použité

Postup pri osvedčení rodného listu (a iných dokladov vydaných matrikou) – do krajiny, ktorá podpísala Haagsky dohovor:
  • originál aktuálneho matričného dokumentu na použitie v zahraničí si klient zabezpečí na matričnom úrade
  • osvedčí príslušný okresný úrad formou apostilu
  • predloží takto osvedčený doklad na preklad súdnemu prekladateľovi
  • súdneho prekladateľa osvedčí krajský súd formou apostilu

Ak je na doklade a na preklade osvedčenie formou apostilu, týmto je ukončené overovanie dokladu a môže byť doklad predložený v krajine určenia.
Osvedčenie formou apostilu musí byť na prvotnom doklade aj na priloženom preklade.
 

Výpis z registra trestov Slovenskej republiky


Výpis z registra trestov vydáva Generálna prokuratúra Slovenskej republiky, príp. pobočky Slovenskej pošty. Ak bude výpis použitý v zahraničí, je treba požiadať o osvedčenie výpisu na pracovisku Generálnej prokuratúry v Bratislave, Kvetná ul. č. 13 (pri trhovisku Miletičova). Tento úkon je bezplatný. Následne sa výpis osvedčuje na konzulárnom odbore Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky .
Výpis z registra trestov musí byť vždy predkladaný v originále.

 

  • Originálny aktuálny výpis z registra trestov si zabezpečíte na pobočkách slovenskej pošty, príp. generálnej prokuratúre SR
  • Generálna prokuratúra Register trestov v Bratislave, Kvetná ul. č. 13 osvedčí listinu na použitie v zahraničí
  • Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu – podľa krajiny použitie
  • takto osvedčený doklad sa predloží na preklad súdnemu prekladateľovi
  • súdneho prekladateľa osvedčí krajský súd formou apostilu

Postup pri osvedčení výpisu z registra trestov do ostatných krajín 

  • Originálny aktuálny výpis z registra trestov si zabezpečíte na pobočkách slovenskej pošty, príp. generálnej prokuratúre SR
  • Generálna prokuratúr Register trestov v Bratislave, Kvetná ul. č. 13 osvedčí listinu na použitie v zahraničí
  • Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu – podľa krajiny použitia
  • takto osvedčený doklad sa predloží na preklad súdnemu prekladateľovi
  • súdneho prekladateľa osvedčí krajský súd 
  • takto osvedčené doklady sa predložia na ďalšie overenie konzulárnemu odboru Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky
  • po osvedčení konzulárnym odborom sa doklady predložia na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej budú použité

 

Doklady o vzdelaní – vysvedčenia, maturitné vysvedčenia, diplomy...


Nakoľko väčšinu dokladov o vzdelaní, vydávaných orgánmi Slovenskej republiky si klienti potrebujú ponechať pre vlastné potreby v originále ( maturitné vysvedčenie, vysokoškolský diplom ), je možné z dokladu vyhotoviť úradnú fotokópiu, nakoľko doklady bývajú neoddeliteľne spojené s vyhotoveným prekladom a tým pádom dochádza k ich poškodeniu.

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • Originál dokladu osvedčí Ministerstvo školstva Slovenskej republiky pečiatkou apostiom
  • Z originálu dokladu s prvotným osvedčením Ministerstva školstva Slovenskej republiky sa predloží kópia na overenie notárovi (nie pracovníkovi poverenému notárom)
  • pečiatku a podpis notára osvedčí príslušný krajský súd formou apostilu
  • takto osvedčený doklad sa predloží na preklad súdnemu prekladateľovi
  • súdneho prekladateľa osvedčí akýkoľvek krajský súd formou apostilu
  • takto osvedčený doklad je pripravený na predloženie v krajine, ktorá podpísala Haagsky dohovor.

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny

Originál dokladu osvedčí Ministerstvo školstva Slovenskej republiky
  • z originál dokladu s prvotným osvedčením Ministerstva školstva Slovenskej republiky sa predloží kópia na overenie notárovi (nie pracovníkovi poverenému notárom)
  • pečiatku a podpis notára osvedčí príslušný krajský súd
  • legalizuje Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky
  • preklad súdnym prekladateľom
  • súdneho prekladateľa osvedčí akýkoľvek krajský súd
  • takto osvedčené doklady sa predložia na legalizáciu na Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky
  • následne sa predložia na osvedčenie na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej budú použité

Upozornenie : Bez prvotného overenia Ministerstva školstva Slovenskej republiky, resp. inej štátnej inštitúcie, Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky nelegalizuje dokumenty
 
Poznámky ku kategórii dokladov:

Atestácie a vysvedčenia vydané strednými zdravotníckymi školami podliehajú v prvom stupni overeniu Ministerstvom zdravotníctva Slovenskej republiky.

Atestácie s iným ako zdravotníckym zameraním overuje Ministerstvo školstva Slovenskej republiky.

Potvrdenie pre zdravotné sestry o registrácií v komorách musí byť vždy originál s overením Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky.

Doklady o vzdelaní vydané vojenskými školami podliehajú overeniu Ministerstvom obrany Slovenskej republiky.

Slovenský národný archív a ostatné štátne archívy poskytujú úplné reprodukcie archívnych dokumentov, vrátane reprodukcií dokladov o vzdelaní. Na použitie v zahraničí overuje tieto reprodukcie priamo Slovenský národný archív, následne KONZ a veľvyslanectvo cieľovej krajiny. Reprodukcie dokladov o vzdelaní vydané iným štátnym archívom overuje Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, odbor archívov a registratúr na Križkovej ulici č. 7 v Bratislave, následne Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky a príslušné veľvyslanectvo. V prípade reprodukcie určenej do štátu, ktorý pristúpil k haagskemu dohovoru, apostil udeľuje Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky .

Vysvedčenia, diplomy, certifikáty a pod. vydané zdravotnými školami, alebo univerzitami musia mať prvotné overenie z Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky, nie z Ministerstva školstva Slovenskej republiky.
(Doklady o vzdelaní v odbore fyzioterapeut, balneológia a liečebná rehabilitácia potvrdzuje Ministerstvo školstva Slovenskej republiky)

Výučné listy, vydané odbornými učilišťami pri podnikoch, ktoré už zanikli – na použitie do zahraničia sa predkladajú úradné fotokópie dokladov
Kontakt : www.minedu.sk, www.health.gov.sk, www.mosr.sk
 

Výpisy z banky (inej ako Národnej banky Slovenska), Centrálny depozit cenných papierov


Banky sú súkromné subjekty, nie je možné listiny priamo overiť.

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • originál výpisu v slovenskom jazyku
  • súdny prekladateľ preloží doklad
  • akýkoľvek krajský súd udelí apostil na preklad

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny
  • originál výpisu v slovenskom jazyku
  • súdny prekladateľ preloží doklad
  • akýkoľvek krajský súd osvedčí dokument k ďalšiemu overeniu
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu
 

Výpis z obchodného registra


Obchodný register je verejný zoznam zákonom ustanovených údajov, ktorého súčasťou je zbierka zákonom ustanovených listín.

Výpis z obchodného registra Slovenskej republiky na použitie v zahraničí sa dá získať na príslušných okresných súdoch alebo u notára.
Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • Osvedčí príslušný krajský súd apostilou
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd udelí apostilu na preklad

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny
  • Osvedčí príslušný krajský súd na ďalšie overenie
  • Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí prekladateľa
  • Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky osvedčí listinu
 
Upozornenie
Výpis z obchodného registra sa môže predkladať aj vo fotokópii, postup uvedený vyššie
 

Preklady


Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky neosvedčuje len preklady. Preklad je podporná časť dokumentu.
Postup: najprv musí byť doklad uznaný za verejnú listinu SR a byť osvedčený na použitie v zahraničí, až potom môže byť vyhotovený preklad – výnimku tvoria výpisy z bánk, potvrdenia zo sociálnej a zdravotných poisťovní a cirkevné doklady.


Fotokópie z dokladov, ktoré chcú klienti použiť v zahraničí, musia mať vždy prvostupňové osvedčenie.
Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky osvedčuje len fotokópie vyhotovené zo slovenských verejných listín, prvostupňovo osvedčených, príp. z verejných listín, určených na priame použitie v zahraničí.

 

Upozornenie
Rozhodnutia prezidenta Slovenskej republiky, premiéra Slovenskej republiky a členov vlády Slovenskej republiky sú platné len na území Slovenskej republiky. Kópie týchto materiálov v zahraničí nemajú dôkaznú moc verejnej listiny Slovenskej republiky.
 

Fotokópie dokladov totožnosti ((občiansky preukaz SR, cestovný pas SR, potvrdenie o pobyte v SR)


Fotokópie slovenských dokladov totožnosti pre použitie v zahraničí je oprávnený vykonať len notár.

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • Fotokópiu dokladu osvedčí priamo notár
  • Osvedčí príslušný krajský súd apostilom
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd udelí apostil na preklad

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny
  • Fotokópiu dokladu osvedčí priamo notár
  • Osvedčí príslušný krajský súd na ďalšie overenie
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky osvedčí listinu
 

Čestné vyhlásenia, prehlásenia, plné moci, zmluvy s obchodnými partnermi súkromných firiem



Právnické osoby, firmy, agentúry a pod. splnomocňujú v zahraničí zástupcov, partnerov, aby jednali v ich mene (napr. zápis do obchodného registra, otvorenie účtov v bankách a pod.)

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • Originál listiny podpíše štatutár firmy pred notárom
  • Notára potvrdí príslušný krajský súd apostilou
  • SOPK potvrdí existenciu podnikateľského subjektu na originále listiny
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí preklad apostilou

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny 
  • Originál listiny podpíše štatutár firmy pred notárom
  • Notára potvrdí príslušný krajský súd na ďalšie overenie
  • SOPK potvrdí existenciu podnikateľského subjektu na originále listiny (v prípade, že podnikateľský subjekt nie členom SOPK, predkladá aktuálny Výpis z Obchodného registra Slovenskej republiky vydaný okresným súdom, resp. notárskym úradom. Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí preklad na ďalšie overenie
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu
 
Upozornenie
V prípade, že plná moc – zmluva - je už napísaná v cudzom jazyku, súdny prekladateľ atď. odpadá.
 

Plná moc fyzických osôb


Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • Originál listiny podpíše fyzická osoba pred notárom
  • Notára potvrdí príslušný krajský súd apostilou
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí apostilom

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny
  • Originál listiny podpíše fyzická osoba pred notárom
  • Notára potvrdí príslušný krajský súd na ďalšie overenie
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí prekladateľa na ďalšie overenie
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu
 

Potvrdenia o pobyte


Pre potreby občanov, žijúcich v SR, sú vydávané potvrdenia o pobyte na území SR na použitie v zahraničí. Predmetné potvrdenia je možné osvedčiť len v prípade, že:
  • Žiadatelia predložia originál Potvrdenia o pobyte na území Slovenskej republiky
  • Potvrdenie o pobyte vydá len Oddelenia cudzineckej polície PZ, kde občan má alebo mal naposledy udelený pobyt na území SR
  • Potvrdenie o pobyte bude osvedčené pracovníkom Oddelenia cudzineckej polície PZ, ktorý je k tomu oprávnený (nie v zastúpení) a doklad bude osvedčený predpísanou pečiatkou
  • Potvrdenie o pobyte vydá Ohlasovňa pobytu pri samosprávnych úradoch, tot na použitie v zahraničí osvedčuje príslušný okresný úrad
 

Výpisy zo sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní


Sociálna poisťovňa je verejnoprávna inštitúcia, nie štátna, nie je možné listiny overiť.

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • originál výpisu v slovenskom jazyku
  • súdny prekladateľ preloží doklad
  • akýkoľvek krajský súd udelí apostilu na preklad

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny
  • originál výpisu v slovenskom jazyku
  • súdny prekladateľ preloží doklad
  • akýkoľvek krajský súd osvedčí preklad k ďalšiemu overeniu
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu
 

Certifikát voľného predaja (Certificate of Free Sale)


Tento dokument , v súlade s platnou legislatívou SR, si nemôžu vydávať subjekty pre účely použitia v zahraničí sami pre seba. Je potrebné požiadať štátnu inštitúciu, ktorá vydala povolenie na výrobu, vývoz či predaj, aby takýto certifikát vydala. V prípade, že listina bude osvedčená pečiatkou so štátnym znakom a podpísaná kompetentným pracovníkom, je možné certifikát osvedčiť.
 

Daňové doklady


Dokumenty, týkajúce sa daňových potvrdení, na použitie v zahraničí môže vydať a osvedčiť len daňový úrad SR, vecne príslušný k fyzickému či právnickému subjektu. Konzulárny odbor MZVaEZ SR legalizuje listiny podľa krajiny použitia.
 

Lekárske správy - nálezy


Lekárske správy - nálezy, na použitie v zahraničí, musí osvedčiť Ministerstvo zdravotníctva SR.

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru
  • Originál listiny apostiluje MZ SR
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí apostilou

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny
  • Originál listiny podpíše pracovník MZ SR
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje
  • Súdny prekladateľ
  • Akýkoľvek krajský súd osvedčí na ďalšie overenie
  • Konzulárny odbor Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu
 
Upozornenie
V prípade, že lekárska správa – nález - je už napísaná v cudzom jazyku, súdny prekladateľ atď. odpadá.
 

Výpis z katastra nehnuteľností


Výpis z katastra nehnuteľností na použitie v zahraničí osvedčuje Úrad geodézie, kartografie a katastra SR, adresa: Chlumeckého 2, 820 12 Bratislava. Dokument sa vždy predkladá v originále, len majiteľom nehnuteľnosti, príp. splnomocnená osoba. Konzulárny odbor MZVaEZ SR legalizuje listiny podľa krajiny použitia.

 

Evidenčná karta vodiča

Odbor dokladov a evidencie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky informoval, že Evidenčná karta vozidla nie je verejnou listinou, tým pádom nie je možné ju osvedčovať. Osvedčuje sa len preklad.

Postup osvedčenia pre krajiny Haagskeho dohovoru 

  • originál listiny v slovenskom jazyku
  • súdny prekladateľ preloží doklad
  • akýkoľvek krajský súd udelí apostilu na preklad

Postup osvedčenia pre ostatné krajiny 

  • originál listiny v slovenskom jazyku
  • súdny prekladateľ preloží doklad
  • akýkoľvek krajský súd osvedčí preklad k ďalšiemu overeniu
  • Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky legalizuje listinu
Dátum poslednej aktualizácie: 9.8.2016 Dátum vytvorenia: 29.7.2014