Verejné listiny vydané na území jedného štátu (zahraničné verejné listiny), ktoré sa majú predložiť v inom štáte, musia byť overené, ak majú byť v druhom štáte uznané.
Slovenská republika aj Spojené štáty americké sú signatárskymi štátmi Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín prijatého 5. októbra 1961 v Haagu.
Na tomto základe už nie je potrebné vyššie overenie amerických verejných listín prostredníctvom generálneho konzulátu (alebo veľvyslanectva) SR v USA. Na to, aby boli americké verejné listiny uznané na Slovensku ich stačí opatriť osvedčením tzv. apostilom.
Verejné listiny
Za verejné listiny sa podľa dohovoru považujú:
- listiny vydané justičným orgánom štátu alebo justičným pracovníkom, vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom („huissier de justice“),
- správne listiny (napr. matričné doklady – rodný list, sobášny list, úmrtný list),
- notárske písomnosti (napr. notárom osvedčené “notarizované/legalizované” listiny),
- úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala v určitom čase, a úradné a notárske osvedčenia podpisov.
Dohovor sa nevzťahuje na:
- listiny vystavené diplomatickými alebo konzulárnymi úradníkmi,
- správne listiny bezprostredne sa týkajúce obchodných alebo colných činností (angl. dealing directly with commercial or customs operations).
Apostil
Apostil je osvedčenie vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru.
Americkú verejnú listinu opatrenú apostilom možno použiť bez ďalšieho overenia na území ktorejkoľvek inej zmluvnej strany dohovoru a pred ktorýmkoľvek jej orgánom vrátane SR. Ak je osvedčenie riadne vyplnené, osvedčuje hodnovernosť podpisu, funkciu osoby, ktorá listinu podpísala, a prípadne pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine. Apostil neosvedčuje pravdivosť obsahu verejnej listiny, ku ktorej je pripojená.
Ako získať apostil v USA?
Každý štát, zmluvná strana dohovoru, určí orgány oprávnené vydávať osvedčenie – apostil. Aktualizovaný zoznam orgánov, ktoré sú oprávnené vydávať apostil na území USA nájdete na oficiálnej internetovej stránke Haagskej konferencie pre medzinárodné právo súkromné:
I. Apostily k verejným listinám vydaným federálnymi orgánmi USA vydáva Ministerstvo zahraničných vecí USA (United States Department of State, Authentication Office).
V prípade konzulárnych správ o narodeniach, sobášoch a úmrtiach občanov USA v zahraničí apostily vydáva Bureau of Consular Affairs, Passport Services, Vital Records Section.
II. V prípade verejných listín vydaných federálnymi súdmi USA sú oprávnení vydávať osvedčenia súdni úradníci uvedených súdov (clerks a deputy clerks). Zoznam federálnych súdov USA nájdete tu. Alternatívne môže pečať federálneho súdu osvedčiť Ministerstvo spravodlivosti USA (United States Department of Justice) a k takémuto osvedčeniu vydá Ministerstvo zahraničných vecí USA (United States Department of State) apostil.
III. Verejné listiny vydané príslušnými štátmi USA, District of Columbia a ďalšími územiami v jurisdikcii USA sú osvedčované apostilom určenými orgánmi, najčastejšie úradom Secretary of State príslušného štátu.
V jurisdikcii štátov sú vydávané rodné listy, sobášne listy, úmrtné listy, rozsudky o rozvode manželstva a pod. Konkrétny postup pri získaní apostilu je určený predpismi jednotlivých štátov. V zásade platí, že žiadateľ musí najskôr získať osvedčenú kópiu (certified copy) matričného dokladu. Úrad Secretary of State, ktorý sa nachádza v hlavnom meste príslušného štátu následne opatrí listinu apostilom vo forme listu papiera pripojeného k listine. V niektorých štátoch USA (napr. New York) pred získaním apostilu musí byť listina overená okresným úradníkom (county clerk).
