Zápis o narodení dieťaťa vykoná rodič dieťaťa na veľvyslanectve SR v Madride osobne alebo na matričnom úrade v SR osobne alebo prostredníctvom  splnomocnenej osoby.

Náležitosti zápisu o narodení dieťaťa podanom na veľvyslanectve SR:

1. Vyplnený formulár k zápisu (podpis žiadateľa overuje konzulárny úsek veľvyslanectva). 

2. Originál cudzozemského (španielskeho) rodného listu dieťaťa s prekladovým formulárom pre použitie na Slovensku (tieto matričné dokumenty vydané v Španielsku po 16 februári 2019 nie je potrebné opatriť apostilom); v prípade, že nie je priložený prekladový formulár, je potrebné dokument preložiť úradným prekladateľom do slovenského jazyka.

3. Osvedčenie žiadateľa o štátnom občianstve - žiadateľ preukáže štátne občianstvo SR platným cestovným pasom SR, platným občianskym preukazom SR.

4. Pokiaľ bolo manželstvo uzavreté mimo územia Slovenskej republiky a doposiaľ nebol vystavený slovenský sobášny list, je potrebné požiadať zároveň o zápis manželstva a vydanie sobášneho listu SR.

5. Platné doklady totožnosti rodičov dieťaťa t.j. občiansky preukaz alebo cestovný pas 

6. Predplatená spiatočná obálka, ak si žiadateľ nevyzdvihne rodný list osobne.

Pri podaní žiadosti uhradí žiadateľ správny poplatok vo výške 25 eur.