K podaniu žiadosti o vystavenie slovenského rodného listu je potrebné:

• dostaviť sa na konzulárne oddelenie Veľvyslanectva Slovenskej republiky vo Varšave osobne (zápis o narodení dieťaťa môže rodič podať aj v SR na matričnom úrade v mieste trvalého bydliska; nie je možné podať žiadosť priamo na Osobitnej matrike Ministerstva vnútra SR),

• žiadosť vyplniť čitateľne paličkovým písmom,

• predložiť doklad totožnosti Slovenskej republiky žiadateľa - rodiča (platný cestovný pas Slovenskej republiky alebo občiansky preukaz Slovenskej republiky)

• predložiť poľský rodný list dieťaťa s úradným prekladom do slovenského jazyka (originál i preklad musia byť tlmočníkom zopnuté/zviazané). Úradný preklad do slovenského jazyka sa nevyžaduje, ak osoba požiada (v zmysle Nariadenia EP a Rady (EÚ)20161191 o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia(EÚ) č. 1024/2012) na príslušnom matričnom úrade v Poľsku o vystavenie viacjazyčného štandardného formulára (t. j. v jazyku krajiny, v ktorej bol doklady vydaný a v slovenskom jazyku) k verejnej listine. Tento formulár musí byť pripojený k verejnej listine a samostatne nemá žiadnu právnu hodnotu.  Doklad sa nevracia, v prípade, že vlastníte len jeden originál rodného listu dieťaťa, je potrebné dať úradne (notárom) preložiť do slovenského jazyka overenú fotokópiu tohto rodného listu.

• predložiť originály matričných dokladov rodičov (slovenských občanov) - slovenské rodné listy, slovenský sobášny list,

• od 15. júna 2023 je povinnosť k žiadosti predložiť aj osvedčenie o štátnom občianstve dieťaťa, ktoré rodič vybaví vopred prostredníctvom veľvyslanectva alebo v SR na krajskom úrade podľa miesta posledného trvalého pobytu dieťaťa, resp. rodiča. Ak sú obaja rodiča občania SR, osvedčenie o štátnom občianstve dieťaťa sa nevyžaduje, ak o registráciu narodenia dieťaťa v cudzine podajú v lehote do 180 dní odo dňa narodenia dieťaťa. K žiadosti predložia čestné vyhlásenie (formulár k dispozícii pri podaní žiadosti na veľvyslanectve) a zaplatia správny poplatok za osvedčenie podpisu (10 eur za 1 podpis);

• v prípade rozvodu predchádzajúceho manželstva jedného z rodičov (občana Slovenskej republiky) predložiť právoplatný rozsudok súdu o rozvode,

• ak rodičia dieťaťa nie sú zosobášení, musia sa obaja rodičia dostaviť na konzulárne oddelenie Veľvyslanectva SR vo Varšave za účelom podpísania súhlasného prehlásenia rodičov o otcovstve dieťaťa (v prípade, že tak neurobia, slovenský rodný list dieťaťa bude vystavený bez uvedenia otca dieťaťa),

• ak si rodičia želajú zápis ženského priezviska bez koncovky slovenského prechyľovania (-á, -ová), musia to zaznačiť v žiadosti spísať osobitnú žiadosť,

• v prípade, že je dieťa ženského pohlavia a má priezvisko v poľskom rodnom liste uvedené bez príslušnej prechyľovanej koncovky (-á, -ová), dostavia sa dostavia k zápisu obaja rodičia (rodič, ktorý nie je žiadateľom si prinesie so sebou platný cestovný pas,

• správny poplatok za vystavenie slovenského rodného listu sa platí v hotovosti pri podaní žiadosti na konzulárnom oddelení veľvyslanectva.

Lehota

Zápis do osobitnej matriky sa vykoná najneskôr do troch mesiacov odo dňa doručenia oznámenia.

V odôvodnených prípadoch sa táto lehota môže predĺžiť najviac o tri mesiace.

Poplatky

O aktuálnej výške poplatku a spôsobe jeho úhrady v miestnej mene sa informujte vopred pri rezervovaní termínu podania žiadosti. Poplatok sa odvíja od aktuálneho výmenného kurzu, určeného na daný mesiac na základe kurzu Európskej centrálnej banky.