K podaniu žiadosti o zápis narodenia dieťaťa a vystavenie slovenského rodného listu dieťaťa je potrebné: 

• dostaviť sa na konzulárny úsek Veľvyslanectva Slovenskej republiky v Baku osobne,
• formulár zápisu o narodení dieťaťa vyplniť čitateľne paličkovým písmom alebo na PC 
• predložiť platné doklady totožnosti rodičov,
• občiansky preukaz alebo cestovný pas Slovenskej republiky a cestovný pas občana iného štátu, ak je jeden z rodičov cudzincom
• predložiť originál cudzozemského rodného listu dieťaťa,
• Originál rodného listu opatrený apostilou alebo superlegalizáciou, ak sa príslušné overenie vyžaduje. Doklad sa nevracia, preto v prípade, ak žiadateľ vlastní len jeden originál rodného listu dieťaťa, treba predložiť aj úradne (notárom) overenú fotokópiu, spoločne zviazaný s prekladom do slovenského jazyka, vyhotoveným úradným prekladateľom zapísaným v zozname vedenom Ministerstvom spravodlivosti SR alebo overený zastupiteľským úradom SR. Preklad môže vyhotoviť aj žiadateľ a veľvyslanectvo v prípade jeho správnosti preklad overí.
• predložiť originál sobášneho listu rodičov, spravidla vydaného v Slovenskej republike,
• Pokiaľ sa predkladá sobášny list vyhotovený iným štátom, je potrebné predložiť aj úradný preklad sobášneho listu do slovenského jazyka. Preklad vyhotoví úradný prekladateľ zapísaný v zozname prekladateľov vedeným Ministerstvom spravodlivosti SR, alebo preklad môže vyhotoviť aj žiadateľ a veľvyslanectvo v prípade jeho správnosti preklad overí. Odporúča sa, aby žiadateľ spolu so žiadosťou o zápis narodenia dieťaťa požiadal aj o zápis manželstva do osobitnej matriky. 
• v prípade, ak rodičia nie sú v čase narodenia dieťaťa zosobášení, musia sa obaja dostaviť na veľvyslanectvo k podpísaniu súhlasného prehlásenia rodičov o otcovstve dieťaťa (v prípade, že tak neurobia, bude slovenský rodný list dieťaťa vystavený bez uvedenia otca dieťaťa). 
• ak si rodičia želajú zápis ženského priezviska bez koncovky slovenského prechyľovania (-á, -ová), musia spísať osobitnú žiadosť, ak je žiadateľka o zápis narodenia rozvedená, je potrebné predložiť právoplatný rozsudok o rozvode manželstva. Ak je žiadateľka o zápis narodenia ovdovená, je potrebné predložiť úmrtný list bývalého partnera,
• uhradiť správny poplatok za podanie žiadosti o zápis narodenia v hotovosti v Euro pri podaní žiadosti v pokladni konzulárneho úseku Veľvyslanectva Slovenskej republiky v Baku.

Poplatok za žiadosť o zápis matričnej udalosti je 25 eur.  

Podanie žiadosti o zápis narodenia dieťaťa môže byť spojené s úhradou ďalších správnych poplatkov (overenie podpisu, overenie fotokópie dokladu, overenie prekladu, potvrdenie o občianstve a.i.) v závislosti od predložených dokladov.

Správne poplatky sa uhrádzajú v mene euro do pokladne konzulárneho úseku.

Úplné žiadosti podané prostredníctvom zastupiteľského úradu sa zasielajú na spracovanie osobitnej matrike v Bratislave. Po vykonaní zápisu v Slovenskej republike a doručení vydaného úradného matričného dokladu na Veľvyslanectvo Slovenskej republiky v Baku sú jednotliví žiadatelia bezodkladne informovaní vopred zvolenou formou (mobil, e-mail) o možnosti osobného vyzdvihnutia dokumentu. 

Zápis do osobitnej matriky sa vykoná najneskôr do troch mesiacov odo dňa doručenia oznámenia osobitnej matrike. V odôvodnených prípadoch sa táto lehota môže predĺžiť najviac o tri mesiace.