K podaniu žiadosti o vystavenie slovenského rodného listu je potrebné:
- dostaviť sa na konzulárne oddelenie osobne,
- žiadosť vyplniť čitateľne paličkovým písmom,
- predložiť doklad totožnosti Slovenskej republiky žiadateľa - rodiča (platný cestovný pas Slovenskej republiky alebo občiansky preukaz Slovenskej republiky) vydaný pred narodením žiadateľa (dieťaťa),
- Predložiť poľský rodný list dieťaťa s úradným prekladom do slovenského jazyka (originál i preklad musia byť tlmočníkom zopnuté/zviazané). Úradný preklad do slovenského jazyka sa nevyžaduje, ak osoba požiada (v zmysle Nariadenia EP a Rady (EÚ)20161191 o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia(EÚ) č. 1024/2012) na príslušnom matričnom úrade v Poľsku o vystavenie viacjazyčného štandardného formulára (t. j. v jazyku krajiny, v ktorej bol doklady vydaný a v slovenskom jazyku) k verejnej listine. Tento formulár musí byť pripojený k verejnej listine a samostatne nemá žiadnu právnu hodnotu. Doklad sa nevracia, v prípade, že vlastníte len jeden originál rodného listu dieťaťa, je potrebné dať úradne (notárom) preložiť do slovenského jazyka overenú fotokópiu tohto rodného listu.
- v prípade rozvodu predchádzajúceho manželstva jedného z rodičov (občana Slovenskej republiky) predložiť právoplatný rozsudok súdu o rozvode,
- ak rodičia dieťaťa nie sú zosobášení, musia sa obaja rodičia dostaviť na konzulárne oddelenie za účelom podpísania súhlasného prehlásenia rodičov o otcovstve dieťaťa (v prípade, že tak neurobia, slovenský rodný list dieťaťa bude vystavený bez uvedenia otca dieťaťa),
- potvrdenie o pobyte v Poľskej republike, pokiaľ sú rodičia prihlásení k trvalému pobytu v Poľskej republike,
- ak si rodičia želajú zápis ženského priezviska bez koncovky slovenského prechyľovania (-á, -ová), musia spísať osobitnú žiadosť,
- v prípade, že je dieťa ženského pohlavia a má priezvisko v poľskom rodnom liste uvedené bez príslušnej prechyľovanej koncovky (-á, -ová), dostavia sa dostavia k zápisu obaja rodičia (rodič, ktorý nie je žiadateľom si prinesie so sebou platný cestovný pas a potvrdenie o pobyte v Poľskej republike),
- správny poplatok za vystavenie slovenského rodného listu sa platí v hotovosti pri podaní žiadosti na konzulárnom oddelení
Zápis do osobitnej matriky sa vykoná najneskôr do troch mesiacov odo dňa doručenia oznámenia.
V odôvodnených prípadoch sa táto lehota môže predĺžiť najviac o tri mesiace.
Poplatok za žiadosť o zápis matričnej udalosti je 25 eur a žiadateľ ho platí sa v miestnej mene PLN podľa platného kurzu v čase podania žiadosť.