Narodenie štátnych občanov Slovenskej republiky, ktoré nastali na území cudzieho štátu, sa zapisujú do osobitnej matriky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky.

Zápis o narodení do osobitnej matriky sa vykoná na základe oznámenia, ktoré možno urobiť na:

• zastupiteľskom úrade Slovenskej republiky v cudzom štáte,
• matričnom úrade, v ktorého územnom obvode má občan Slovenskej republiky trvalý pobyt,
• matričnom úrade, v ktorého územnom obvode mal občan Slovenskej republiky posledný trvalý pobyt, alebo na
• ktoromkoľvek matričnom úrade, ak občan Slovenskej republiky nemal na území Slovenskej republiky trvalý pobyt.

Osoba, ktorej narodenie má byť zapísané do osobitnej matriky, musí byť občanom Slovenskej republiky. Štátne občianstvo Slovenskej republiky narodením nadobúda dieťa, ktorého aspoň jeden z rodičov je (v čase narodenia tohto dieťaťa) štátnym občanom Slovenskej republiky.

K podaniu žiadosti o vystavenie slovenského rodného listu je potrebné:

• dostaviť sa osobne na konzulárne oddelenie veľvyslanectva Slovenskej republiky,
• predložiť žiadosť vyplnenú čitateľne, tlačeným písmom,
• predložiť doklad totožnosti Slovenskej republiky žiadateľa - rodiča (platný cestovný pas Slovenskej republiky alebo občiansky preukaz Slovenskej republiky),
• predložiť vyššie overený/apostilom opatrený originál rodného listu dieťaťa, vydaný cudzím štátom s úradným prekladom do slovenského jazyka. Až následne je možné dať urobiť notárom alebo zastupiteľským úradom overenú kópiu. Keďže originál dokladu sa nevracia,
• predložiť originály matričných dokladov rodičov (slovenských občanov) - slovenské rodné listy, slovenský sobášny list. Konzulárne oddelenie si vyhotoví fotokópie týchto dokladov a originály vráti,
• Pokiaľ bolo manželstvo uzatvorené mimo územia Slovenskej republiky a doposiaľ nebol vystavený slovenský sobášny list a predkladá sa sobášny list vyhotovený iným štátom, je potrebné predložiť aj úradný preklad sobášneho listu do slovenského jazyka. Odporúča sa tiež, aby žiadateľ spolu so žiadosťou o zápis narodenia dieťaťa najskôr požiadal aj o zápis manželstva do osobitnej matriky,
• ak rodičia dieťaťa nie sú v deň narodenia dieťaťa zosobášení a ak v rodnom liste dieťaťa nie je uvedené meno a priezvisko otca, rodičia dieťaťa urobia na zastupiteľskom úrade súhlasné vyhlásenie o určení otcovstva, ktorého súčasťou je aj dohoda rodičov o priezvisku dieťaťa.  V prípade, že rodičia dieťaťa nepredložia súhlasné prehlásenie o otcovstve dieťaťa, bude slovenský rodný list dieťaťa vystavený bez uvedenia otca dieťaťa,
• ak je rodič dieťaťa vdovcom/vdovou, úmrtný list manžela/manželky alebo právoplatný rozsudok súdu o jeho vyhlásení za mŕtveho,
• ak je matka dieťaťa slobodná, čestné vyhlásenie o osobnom stave v čase narodenia dieťaťa,
• splnomocnenie osoby, overené notárom oprávneným vykonávať notársku činnosť v Slovenskej republike alebo zastupiteľským úradom Slovenskej republiky v zahraničí,
• zaplatiť poplatok za žiadosť o zápis matričnej udalosti je 25 eur,
• k žiadosti o zápis narodenia do osobitnej matriky je potrebné predložiť aj platné osvedčenie o štátnom občianstve SR dieťaťa, ktoré rodič vybaví vopred prostredníctvom veľvyslanectva SR alebo na krajskom úrade podľa miesta posledného trvalého pobytu dieťaťa, resp. rodiča. Osvedčenie o štátnom občianstve SR sa nevyžaduje ak sú obaja rodiča občania SR (nie osoba s dvojitým občianstvom) a ak žiadosť o registráciu narodenia dieťaťa v cudzine podajú v lehote do 180 dní odo dňa narodenia dieťaťa. K žiadosti predložia čestné vyhlásenie (formulár k dispozícii pri podaní žiadosti na veľvyslanectve) a zaplatia správny poplatok za osvedčenie podpisu (10 eur za 1 podpis).

Zápis do osobitnej matriky sa vykoná najneskôr do 3 mesiacov odo dňa doručenia oznámenia. V odôvodnených prípadoch sa táto lehota môže predĺžiť najviac o 3 mesiace.

V prípade, ak je žiadosť o registráciu matričnej udalosti, ktorá je podávaná prostredníctvom veľvyslanectva SR, Osobitnou matrikou Ministerstva vnútra SR vybavená kladne a je vystavený požadovaný matričný doklad, je tento zasielaný výlučne na veľvyslanectvo SR, ktorý žiadosť prijalo.

Vo výnimočných prípadoch (napr. žiadatelia sa po podaní žiadosti o registráciu matričnej udalosti vracajú na trvalý pobyt do SR) je možné požiadať prostredníctvom veľvyslanectva SR o zaslanie prvého vystaveného matričného dokladu na adresu v SR. Žiadateľ pri podaní žiadosti o zápis matričnej udalosti napíše vlastnoručne žiadosť o zaslanie požadovaného matričného dokladu na adresu v SR, ktorej vzor dostane na veľvyslanectve a podpis žiadateľa veľvyslanectvo riadne osvedčí a vyberie správny poplatok.

Občan, ktorý sa nachádza na území Slovenskej republiky, má možnosť požiadať o duplikát matričného dokladu z Osobitnej matriky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky štandardným spôsobom.

Zápis priezviska bez koncovky slovenského prechyľovania (-á, -ová)

Ženské priezvisko osoby inej ako slovenskej národnosti sa zapíše bez koncovky slovenského prechyľovania, ak o to požiadajú rodičia pri zápise priezviska ich dieťaťa ženského pohlavia do knihy narodení zákona o matrikách).

Rodičia môžu o zápis priezviska bez koncovky slovenského prechyľovania požiadať pri zápise narodenia do osobitnej matriky. Zápis o narodení musí byť v takomto prípade podpísaný oboma rodičmi.

V prípade, že je jeden z rodičov dieťaťa občanom Ruskej federácie alebo Maďarska, je potrebné ešte pred samotným zápisom narodenia, požiadať na zastupiteľskom úrade SR o vydanie osvedčenia o štátnom občianstve SR.

Pri podaní žiadosti o osvedčenie je zároveň potrebné urobiť vyhlásenie rodičov o voľbe štátneho občianstva SR pre dieťa. Až po vystavení a doručení vyššie uvedených dokumentov, je možné počas riadne rezervovaného termínu podať žiadosť o zápis narodenia. Požiadavka vyhlásenia voľby štátneho občianstva vychádza zo Zmluvy medzi ČSSR a ZSSR o zamedzení vzniku dvojakého štátneho občianstva (vyhl.č.71/1981 Zb.) resp. podľa medzinárodného dohovoru medzi ČSSR a MĽR (č.37/61 Zb.) o zamedzení dvojakého štátneho občianstva.