• predložiť doklad totožnosti Slovenskej republiky žiadateľa (platný cestovný pas Slovenskej republiky alebo občiansky preukaz Slovenskej republiky)
• predložiť britský rodný list dieťaťa, opatrený apostilom, (doklad sa nevracia, v prípade, že vlastníte len jeden originál rodného listu dieťaťa, je potrebné nechať preložiť do slovenského jazyka úradne (notárom) overenú fotokópiu tohto rodného listu)
• predložiť originály matričných dokladov rodičov (občanov Slovenskej republiky) - slovenské rodné listy, slovenský sobášny list
• v prípade rozvodu predchádzajúceho manželstva jedného z rodičov (občana Slovenskej republiky) predložiť právoplatný rozvodový rozsudok
• ak rodičia dieťaťa nie sú v deň narodenia dieťaťa manželmi a ak v rodnom liste dieťaťa nie je uvedené meno a priezvisko otca, rodičia dieťaťa urobia na zastupiteľskom úrade súhlasné vyhlásenie o určení otcovstva   

• v prípade, že otcom dieťaťa nie je manžel žiadateľky, je potrebné vykonať zapretie otcovstva a následne určenie nového otcovstva
• v prípade, že je dieťa ženského pohlavia a má priezvisko v britskom rodnom liste uvedené bez príslušnej prechyľovacej koncovky (-á, -ová), tak sa dostavia k zápisu obaja rodičia (rodič, ktorý nie je žiadateľom si prinesie so sebou platný cestovný pas)
• správny poplatok za vystavenie slovenského rodného listu sa platí pri podaní žiadosti v hotovosti –  (položka 251 resp. položka 250/duplikát)
• V prípade, že je jeden z rodičov dieťaťa občanom Ruskej federácie alebo Maďarska, je potrebné ešte pred samotným zápisom narodenia, požiadať na zastupiteľskom úrade SR o vydanie osvedčenia o štátnom občianstve SR.
  Pri podaní žiadosti o osvedčenie je zároveň potrebné urobiť vyhlásenie rodičov o voľbe štátneho občianstva SR pre dieťa. Až po vystavení a doručení vyššie uvedených dokumentov, je možné počas riadne rezervovaného termínu podať žiadosť o zápis narodenia. Požiadavka vyhlásenia voľby štátneho občianstva vychádza zo Zmluvy medzi ČSSR a ZSSR o zamedzení vzniku dvojakého štátneho občianstva (vyhl.č.71/1981 Zb.) resp. podľa medzinárodného dohovoru medzi ČSSR a MĽR (č.37/61 Zb.) o zamedzení dvojakého štátneho občianstva.  

Pri podávaní žiadosti o vydanie rodného listu pre dieťa narodené v cudzine

• sa nevyžaduje predloženie slovenského rodného listu rodiča – občana SR, ak mu v minulosti bol vydaný slovenský rodný list a tento je zaregistrovaný v registri fyzických osôb;
• sa nevyžaduje predloženie slovenského sobášneho listu rodičov maloletého za predpokladu, že tento sobáš už bol v minulosti zaregistrovaný slovenskou matrikou, ktorá tiež vydala slovenský sobášny list.

Lehota na vykonanie zápisu

Zápis do osobitnej matriky sa vykoná najneskôr do troch mesiacov odo dňa doručenia oznámenia. V odôvodnených prípadoch sa táto lehota môže predĺžiť najviac o tri mesiace.

O predĺžení lehoty a dôvodoch jej predĺženia sa žiadateľ o zápis do osobitnej matriky písomne upovedomí (§ 23 ods. 4 zákona o matrikách).